2014届毕业生档案材料归档及接收地址填写注意事项

　　

学生档案是记录学生个人经历、成长历程的历史材料，也是学生在校学习期间各种表现真实记载的凭证，它关系到学生毕业后的就业、保险、养老、出国等一系列重大问题。如果一旦发生毕业生档案材料的漏装、误装、投递错误或档案丢失等问题，将严重损害毕业生个人权益，同时也对学院的名誉和工作造成不良影响。因此各系应本着对学生负责，对学院负责的态度，高度重视毕业生档案材料归档工作。同时学生本人也应本着对自己负责的态度，给予配合与关注。

　　

一、毕业生档案材料整理、归档

　　

1.毕业生归档工作以系为单位，毕业生档案材料的整理与归档要由各系毕业生辅导员负责。负责学生档案材料整理、归档人员必须严格执行国家有关档案管理的规定，在毕业生档案材料整理、归档过程中，不得擅自抽取毕业生档案材料或添加无关的材料。

　　

2.毕业生档案归档材料如下：

　　

1)入学材料（录取通知书、新生入学登记表、新生原中学转来的归档材料）

　　

2)高校毕业生登记表

　　

3)成绩材料（在校期间的成绩单、毕业设计评语及相关材料）

　　

4)体检材料体检表

　　

5)党团材料（正式党员材料、团组织材料）

　　

6)奖惩材料（各类奖学金、三好、优干等评审表，所获证书复印件（加盖系章）、违纪

　　

处分文件（学生处归档））

　　

7)就业材料毕业生就业报到证白联

　　

8)实习材料

　　

9)其它经学校审定为有必要归档的材料

　　

3．认真审核整理档案材料：

　　

将袋内档案材料与档案封面归档项目进行逐项核对，不要打“√”、在封面各类归档项目相应栏内注明材料的份数（封面注明的份数与袋内材料份数一致），如使用的档案袋归档材料项目与通知要求归档的内容有遗漏，请用钢笔及碳素笔补充填写在档案袋上的空白目录中。最后按专业、学号（从小号到大号）排列档案袋。各系应派专人负责装填、复核和检查档案材料，确保档案齐全，无错装、漏装现象发生。

　　

二、毕业生档案接收地址填写

　　

高校毕业生管理系统中档案处理情况填写时，应特别注意：

　　

（1）凡派遣单位能通过机要通信的方式投递到达的,同时也具有人事档案保管权限的(县级以上党政军和国有企事业单位)，应提供派遣单位的名称（单位名称必须是全称，不得使用简称）、详细地址和邮编。

　　

（2）无人事档案保管权限的用人单位，如民营、外资、合资、个体等用人单位，单位已在人才交流中心办理人事档案委托管理手续，在系统中“档案处理情况”填写人才服各中心的名称、详细地址和邮编，档案将寄往规定的人才服务中心。如用人单位无指定的存档地点，档案将寄往毕业生生源地人才服务中心。

　　

（3）常见毕业档案处理

　　

①村官档案理－－当地人才服务中心

　　

②公务员档案处理－－当地组织部

　　

③宿迁市委选调生档案处理－－宿迁市委组织部

　　

④研究生档案处理－－严格按照调档案上地址填写

　　

⑤无法判断单位是否有档案接收权，请统一填写单位所在地人才服务中心接收。

　　

三、请于5月27日前到大学生就业指导中心领取毕业生档案带。

　　

学生处

　　

二〇一四年五月二十二日

　　

关于输入毕业生档案转寄地址的注意事项

　　

为了搞好毕业生档案转递工作，确保毕业生档案准确、顺利地转入用人单位，在报档案转递地址时请注意如下事项：

　　

一、收档单位地址一栏请输入《就业协议书》中的中的地址，输入格式，如：

　　

（1）、XX省XX市XX路(街)XX号及收档单位全称

　　

收档单位地址及单位名称：江苏省吴江市江陵南路82号：吴江市人才服务中心收档部门：人事代理部

　　

收档单位邮编：

　　

（2）、收档单位地址及单位名称：广东省广州市工业大道中广纸路40号：广州

　　

造纸股份有限公司

　　

收档部门：人力资源部(人事处)

　　

收档单位邮编：

　　

（3）、收档单位地址及单位名称：湖北省武汉市武昌珞珈山武汉大学收档部门：土木建筑工程学院学工处焦丽老师

　　

收档单位邮编：

　　

三、毕业生档案采用两种方式转递：

　　

1、特快传递（ESM）；

　　

2、通过邮政局采用机要方式转递，机要转递收件单位必须是县级以上国营企、事业单位或人才交流中心。私企或外企不能接收机要文件，寄出去也会退回，到这些单位就业的毕业生请与用人单位联系准确的存放档案地址，以免影响报到。

　　

四、特快传递和机要转递查询期限为一年，毕业生可根据自己所填的收档单位在期限内查询自己的档案是否收到，过期不办理查询，也可以通过校园网查询档案去向(网址：)。

　　

毕业生档案转寄名单数据请在6月10日前交学生档案室。

　　

洛阳理工学院

　　

有关毕业生档案归档材料的说明

　　

毕业生档案材料整理归档是一项重要的工作，各系（部、院）一定要高度负责，认真组织辅导员做好此项工作。现将有关应当归档的材料说明如下：

　　

1.新生录取材料;

　　

2.学生入团、入党的有关材料;

　　

3.在校学习期间的各学年鉴定表;

　　

4.新生军训总结鉴定表;

　　

5.学习成绩单;

　　

6.毕业生体检表;

　　

7.社会实践登记表;

　　

8.选修课成绩单;

　　

9.《毕业生就业报到通知书》;

　　

10.《高等学校毕业生登记表》;

　　

11.学生在校期间所受奖励、表彰的审批表和违纪学生的处分决定书（按学生处会议安排进行）；

　　

12．休学及留降级、试读学生的情况说明；

　　

13．“3+2”学生中专阶段档案；

　　

14．“专升本”2年制本科生的专科阶段档案；

　　

15.其他有关材料。

　　

2012届毕业生就业资料填写注意事项

　　

1、毕业生就业资料一人一份，其中包括《就业协议书》、《就业推荐表》、《毕业生登记表》各一份；

　　

2、请各位辅导员将蓝色信封中的《毕业生登记表》取出来收好，待下学期学生处发通知时再给学生填写；

　　

3、鉴于往年常有毕业生丢失《就业协议书》，请毕业生拿到《就业协议书》后，如实填写“乙方（毕业生）”一栏的个人资料。

　　

4、学生填写《就业推荐表》时，应用钢笔或黑色水笔如实填写，字迹要端正清楚，页面保持整洁；填写时注意：

　　

（1）学校隶属：广东省教育厅

　　

（2）入学时间写：2008年专升本学生写：2010年

　　

（3）修业年限写：4年专升本学生写：3+2年

　　

（4）通讯地址可以写家里的地址也可以写学校的（5）最后一页的“学校意见”一栏中：联系地址：韩山师范学院毕业生就业指导办公室联系人：朱老师、左边吴老师右边、林老师（写其中一个即可）

　　

联系电话：0768-邮政编码：

　　

落款的时间写填表当日的日期即可

　　

5.“院系推荐意见”一栏，由班主任负责写，不需要签名，写好后统一交到文科楼512盖系章.2011年11月8日

　　

深圳市龙岗区住房和建设局业务办理中心TheBusinessServiceCentreOfBureauOfHousing&ConstructionOfLongGangShenzhenMunicipality深圳市龙岗区住房和建设局网站网址:咨询电话：.2城建档案接收归档服务指南

　　

（2012年9月修订）

　　

一、办理条件

　　

1、建设工程全部完工，并取得龙岗区住房和建设局出具的验收备案回执；

　　

2、消防、电梯、燃气、环保、规划等专项验收获得通过；

　　

3、全部工程竣工档案材料收集齐全,并经建设、监理、施工单位自审合格，并取得《深圳市建设工程档案竣工预验收意见书》。

　　

二、办理程序

　　

1、建设单位档案员到龙岗区住房和建设局业务办理中心办理档案移交，工作人员接收档案后，出具《工程档案接收单》；

　　

2、经档案室工作人员审核后，符合入库条件的，在规定时限期满后（或电话通知）到业务办理中心领取《城建档案移交书》及《深圳市龙岗区建设工程竣工档案接收证明书》。

　　

三、办理时限

　　

1、档案接收即到即办；

　　

2、档案齐全、符合入库条件后7个工作日内办理“城建档案移交书”及《深圳市龙岗区建设工程竣工档案接收证明书》；

　　

3、进入绿色通道的工程优先办理。

　　

四、办理地点及联系电话

　　

深圳市龙岗区中心城行政路2号建设大厦住房和建设局业务办理中心。

　　

五、提交资料

　　

1、验收备案回执；

　　

2、《深圳市建设工程档案竣工预验收意见书》。

　　

六、左边法律右边依据

　　

1、《建设工程质量管理条例》（2000年国务院令第279号发布）

　　

2、《城市建设档案管理规定》（2001年建设部令第90号重新发布）

　　

3、《深圳市建设工程质量管理条例》（2003年）

　　

七、重要提示

　　

1、建设单位应当在工程竣工备案后三个月内，向城建档案室报送一套符合规定的建设工程档案。凡建设工程档案不齐全的，应当限期补充。

　　

2、根据《建设工程质量管理条例》第59条规定，建设工程竣工备案后，建设单位逾期未向建设行政主管部门或者其他有关部门移交建设项目档案的，责令改正，处1万元以上10万元以下的罚款。

　　

3、归档内容及要求请登陆查询

　　

八、相关表格

　　

《深圳市龙岗区城建档案室资料审查工作跟踪单》

　　

办文受理时间:上午9:00~12:00下午2:00~6:00周五下午4:00后业务学习不对外办公