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目前在上海工作的外省市户籍人员的档案管理分为以下三种情况:

（一）在上海市各级党政机关、事业单位和国有企业(含国有控股企业)工作的人员，其人事档案由单位组织人事部门或上级主管单位集中统一管理。(根据《干部档案工作条例》第九条、《关于简化优化流动人员人事档案管理服务的通知》第十四条)

（二）在外企、民企等工作、或为自由职业的人员，因所在工作单位不具备人事档案管理权限，其人事档案由当事人的户籍所在地公共就业和人才服务机构管理

（三）上述第二种情况中的人员如申报上海市居住证积分业务，则由各受理网点结合个人具体情况而调集其人事档案核实后予以保管，故也会有部分跨地区流动人员的人事档案存放在市、区人才服务中心

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首先根据《关于进一步加强流动人员人事档案管理服务工作的通知》规定:跨地区流动人员的人事档案，可由其户籍所在地或现工作单位所在地的公共就业和人才服务机构管理

其次根据上海市《关于进一步加强本市流动人员人事档案管理服务工作的意见》规定:结合

本市实际情况，以区县属地化管理为基础，建立市有关部门指导协调、区(县）和街镇分级分类管理的流动人员人事档案管理和服务体制

由此按照户籍所在地属地化管理的原则，外省市户籍人员的人事档案应由当事人的户籍所在地公共就业和人才服务机构管理

1、学历档案：这里面一般会涉及申请者的各阶段学习经历。审核的具体内容一般是毕业生登记表和成绩单。

2、工作档案：这里面一般是之前公司的离职证明、劳动合同、履历表，事业单位有可能还有思政报告之类的。外地的最后一份离职证明是必须要的。

1.已调入上海的，在区县人才服务中心，或现单位（需有档案保管权限，一般大型国企、学校、科研院所）；

2.在外地的，一般在户籍地人才中心或有档案保管权限的单位（在外地单位工作过）。

3.不知道的档案在哪里的，建议从大学，或者研究生毕业的学校开始查起。

备注：若档案还在自己手里，请及时到户籍地人才建立档案，以备需要时调档到上海，上海不接受个人持有的档案。

应有人才中心出具“调档函”，本人凭调档函，或委托他人至户籍地人才中心，通过“机要”方式邮寄至上海。不能自带档案，或者通过快递方式邮寄。转递规范要求如下：

1.档案受理窗口可以接收由教育部门所属各大专院校及学生就业指导中心通过EMS国家邮政通道转来的毕业生档案；

2.除上述毕业生档案外，其余人事档案仍依据中组部、人社部、发改委、财政部、国家档案局《关于进一步加强流动人员人事档案管理服务工作的通知》（人社部发[2014]90号）文件精神转递。

一种很机要的方式。由党、政、军、企等机关保密（机要）部门通过机要通信或派专人送取的邮件传递形式之一。作为一种特殊的邮件种类，其有着与普通邮件不同的交寄、分拣、投递、接收方式。邮局有专门途径保障其安全。

先找到档案的去处，然后自己把档案迁回户籍地人才中心，上海再开调档函，调档到单位注册地人才中心。

此类情况上海人才中心会出具“核档函”，暂时不调档，让档案保管单位协助核查档案。还有一种办法就是自己向档案保管单位承诺先调走档案，承诺在一定期限内将户口迁出。现在居转户、人才引进办理时限很长，承诺一定时限迁走户口，有一定风险。

逐条补齐。学生时期，从高中开始，到大学毕业，去所在学校补，学校已经不存在的，去当地教育局咨询。工作时期，如前，逐个单位补离职退工证明。

1、原单位存在，由原单位协助补充材料。

2、原单位注销了，可以由上级工商管理部门出具相关证明，或者到单位所在地的档案管理单位查找并补办。

3、如果所在地的档案管理单位查询不到档案信息，申请人可以出具情况说明落户上海档案，并在“接受档案缺少材料清单”上面签字，然后办理存档。

4、涉及学历、学位、学籍的材料可以到就读学校进行补办。

（1）居转户严格要求档案资料要完整，简历要对应；

备注：可以登陆上海落户条件自测系统，查询自己是否达到上海落户要求。

（2）引进人才对档案要求不严格，但是一定要有，具体到区和人才老师要求都不一样，尽量完整点。

可登录上海人才服务中心网址进行查询

上海经历：居住证期间，补退工单（存档联）；无居住证期间，离职证明

外地经历：最后一家单位的离职证明是必须的，是否要求外地所有的离职证明咨询公司注册地人才服务中心。

关于毕业报到证和转正定级表：这个上海不是必须的，没有的话没关系。

人事档案只能交有人事权的单位保管，个人不能经手档案。一般处级以上的政府机关部门、国有企事业单位和学校都具有相应的人事权，在政府人事部门设立了人事专户，这类用人单位办理人事方面的业务可以直接或经上级管理部门向政府人事部门办理手续，非国有企业不能直接面对政府人事部门，只有通过各级人才交流中心才能办理各类人事事宜。

1、公司或个人出面到人才中心开具调档函（落户时涉及调档人才会主动给你开）

（1）个人委托存档：身份证、辞职、辞退或解除劳动合同手续原件或复印件（离职证明或解除劳动关系证明）

（2）单位委托存档：单位介绍信、劳动合同（聘用合同）或录用证明。提示：调档函是2联，都要送到原档案保管地

2、自己带着身份证原件和复印件将调档函送到原档案保管地，可以找人代交，一般提供身份证复印件即可，交过之后会给你一个《档案转出通知单》

3、原档案保管地会将档案通过机要方式寄到上海，一般需要5-10天提示：档案不能个人寄送，也不能通过普通快递寄送，只能是机要方式（机要方式是邮局寄送文件的一种方式）

4、上海区人才收到档案会检查档案材料是否完整，需要补的会通知你

小编提示：

（1）档案不在上海和户籍地的应先将档案调回户籍地，再从上海人才中心开具调档函。

（2）如果在2015年全国取消档案保管费之前有欠缴的情况，建议送调档函（或调令）时核实下并补缴。

1、职称评选（聘用）必须在档案所在的城市，而且必在所在的城市须归档一年以上；

2、职称评选（聘用）后需将职称评选和聘用材料（专业技术职务任职资格评审表）入档。

3、以考代评的职称，需将成绩合格证书和聘用材料（专业技术职务任职资格评审表）入档。

1、《离职证明/退工单/解除劳动关系证明》反应的工作时间不能重叠，尤其是外地最后一个单位的《离职证明/退工单/解除劳动关系证明》上面反映的离职日期不能早于在上海首次办理社保（招工）的日期；

2、《离职证明/退工单/解除劳动关系证明》上面反应的工作经历应该与社保缴纳月份对应，最好不要以实际工作经历为准，因为不排除个别公司不给你缴纳社保或晚缴多缴社保；

3、档案材料要求是从高中阶段填写，一直填写到现在单位，外地工作期间大多数区只要最后一个单位的《离职证明/退工单/解除劳动关系证明》（据说浦东要所有的工作经历证明）；

4、职称评选（聘用）后，应及时将职称评选（聘用）后需将职称评选（聘用）材料（专业技术职务任职资格评审表）入档。

最好保留所有的劳动合同原件，“居转户”部分区要求提供所有工作经历的（包括外地的）劳动合同原件（已知2016年2月份静安区已经要求了）。

近年来，有很多朋友在上海落户的过程中，都会遇到和档案相关的问题，这个小环节是很多人不曾关注却又很重要的部分。希望各位都能引起足够的重视！